Cómo integrar firmas digitales de forma segura y legal

La transformación digital ha modificado la manera en que las empresas llevan a cabo sus procesos, y uno de los aspectos más importantes es la validación de documentos. Actualmente, se firman contratos y acuerdos sin necesidad de papel, dando agilidad a los trámites. 

En este sentido, los certificados digitales marcan la diferencia, pues ayudan a que disminuyan los riesgos de fraude, se simplifiquen los procesos administrativos y que se pueda operar más eficientemente dentro de este entorno digital.

Vamos a ver cómo se pueden integrar las firmas digitales de manera legal y segura para que comiences a hacerlo en tu organización.

¿Cuál es la diferencia entre una firma digital y una firma manuscrita?

Si bien ambas cumplen la misma función, que es validar la identidad de una persona para cerrar un contrato o un acuerdo, hay algunas diferencias clave relacionadas con seguridad, legalidad y procesos.

A continuación, vamos a ver en qué cambian:

Marco legal de las firmas digitales en México 

La validez de una firma digital va más allá de la tecnología que se emplea; es fundamental tener en cuenta el marco jurídico que la respalde.

En el caso de México, las firmas digitales son reconocidas como autógrafas cuando están sujetas al Código de Comercio y la Ley de Firma Electrónica Avanzada (LFEA), que establece que tiene que estar vinculada al firmante y que debe haber garantía de que el documento no ha sido modificado. 

Existen dos tipos de firmas en el país:

• Firma Electrónica Simple (FES), que se emplea para acuerdos básicos 
• Firma Electrónica Avanzada (FEA) o e-firma, que se emplea en certificados digitales que emite el SAT o proveedores acreditados para máxima seguridad y validez de trámites oficiales.

¿Cuáles son los beneficios de integrar firmas digitales? 

Adoptar el uso de firmas digitales va más allá de modernizar procesos; da una ventaja competitiva para las compañías y se vuelve una opción más segura de gestionar documentos.

Entre las principales ventajas están:

1. Mayor seguridad en documentos 

Las firmas digitales, al emplear sistemas de encriptación y certificados digitales, ayudan a garantizar la identidad del firmante y que no haya alteraciones en los documentos o el contenido.

De esta manera, se reduce significativamente el riesgo de manipulación o fraude, lo que es esencial cuando se trata de contratos o acuerdos legales y más.

2. Ahorro de tiempo y costos

Se elimina la necesidad de imprimir, escanear y enviar los documentos en formato físico.

Solo se necesita un par de clics para que un contrato se firme y sea válido, lo que disminuye los costos relacionados con papelería, logística y almacenamiento. 

Incluso, las firmas digitales se pueden hacer desde apps móviles para sistemas operativos Android, iOS, Windows, etc., incluso cuando no hay acceso a internet. 

3. Eficiencia en procesos empresariales

Permite agilizar los flujos de trabajo como: aprobación de contratos, autorizaciones o acuerdos comerciales.

De esta manera, se pueden tomar decisiones de manera más rápida y con trazabilidad digital, teniendo un mejor manejo de todos los movimientos que se llevan a cabo.

4. Sostenibilidad

La reducción de uso de papel contribuye a un menor impacto a nivel ambiental, lo que se alinea con políticas de responsabilidad social empresarial.

Este factor es cada vez más importante para las organizaciones, pues los clientes y socios buscan que haya un compromiso ambiental más fuerte con el paso de los años.

¿Cómo implementar las firmas digitales adecuadamente?

Integrar las firmas digitales en las empresas no solo se trata de instalar software, sino optar por un enfoque estratégico que combine seguridad digital, facilidad de uso y cumplimiento legal.

Para ello, se deben considerar los siguientes pasos:

¿Por qué son seguras las firmas digitales? 

Las firmas digitales representan una excelente opción para las empresas por algunas de sus características:

1. Cifrado

Se usan algunas claves (públicas y privadas) para cifrar los datos sensibles, asegurando que sólo el firmante pueda generar la firma y que cualquier otra persona pueda verificarla.

2. Integridad de documento

Las firmas digitales garantizan que los documentos no sean manipulados o modificados después de que se han firmado.

Esto, gracias a que se genera un código único llamado hash, que representa el contenido exacto del documento.

En caso de que se modifique algo, aunque solo sea un carácter, el hash cambia, indicando que se hicieron cambios en el documento. 

3. Autenticidad y no repudio

La firma digital vincula al firmante con el documento de manera única, logrando la autenticación digital. 

Gracias a esto, se elimina la posibilidad de que la persona niegue haber firmado el documento posteriormente, garantizando los acuerdos que se realizan.

4. Validez legal 

Las plataformas de firmas digitales y certificados tienen que cumplir con determinadas normativas locales, lo que asegura que los documentos que se firman son legales.

Refuerza la seguridad de la firma digital con ayuda de CertSuperior

La seguridad de las firmas digitales dependen de diferentes factores y uno de los más importantes son los certificados digitales, que funcionan como una identificación oficial electrónica que vincula a un firmante con el documento, asegurando que la información no se pueda modificar sin que se detecte. 

En este sentido, en CertSuperior podemos ayudarte a blindar las firmas digitales, pues contamos con certificados digitales respaldados por las mejores compañías.

Al optar por una de nuestras opciones:

• Se asegura la autenticidad del firmante.

• Se protege la integridad de los documentos.

• Se cumple con la normativa legal, incluida la LFEA en México.

• Se habilita la trazabilidad y auditoría de los documentos, etc. 

Los certificados digitales no solo hacen que las firmas electrónicas sean legales, sino que también otorgan confianza y seguridad en cada documento firmado, permitiendo que empresas y usuarios operen con total tranquilidad.

Así que si quieres implementar las firmas digitales dentro de tu organización, ¡te facilitamos el proceso! Contáctanos para conocer más.