¿Qué es la NOM 151 y por qué es importante?

La transformación digital en México avanza con rapidez, y con ella surge la necesidad de contar con un marco legal que brinde certeza y evite conflictos en el ámbito electrónico. 

En este contexto, se creó la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, conocida como NOM 151, una regulación clave que establece los lineamientos para garantizar la autenticidad y seguridad de los documentos digitales, así como el uso válido de la firma electrónica en el país.

En este artículo vamos a conocer todo sobre la NOM 151 y cuál es su importancia para las empresas.

¿Qué es la NOM 151?

El Código de Comercio obliga a las empresas a mantener un sistema contable adecuado, conservar comprobantes originales y resguardar documentación relacionada con sus operaciones.

La NOM 151 regula cómo deben conservarse los mensajes de datos y documentos electrónicos, establece los requisitos técnicos para garantizar su integridad y define el proceso para digitalizar documentos físicos.

En pocas palabras, si una empresa usa archivos electrónicos para contratos, convenios u otros documentos que generen derechos y obligaciones, debe cumplir con la NOM 151 para asegurar que estos se conserven de forma válida y segura.

El Código de Comercio permite el uso de medios electrónicos siempre que:

• Se garantice la integridad de la información desde el momento en que se generó.

• Sea posible mostrar el documento a quien corresponda, cuando se requiera.

Cumplir con la NOM 151 asegura que la documentación digital tenga el mismo valor legal que la física.

¿Por qué surge la NOM 151?

La NOM 151 se creó en 2002 para regular la digitalización de documentos y la conservación de mensajes de datos en las empresas mexicanas, garantizando su integridad y validez legal, su objetivo es dar certeza y fiabilidad a procesos contables, administrativos y comerciales.

En 2017 fue actualizada para incluir la regulación de firmas digitales y la emisión de constancias de conversión.

¿A quién aplica la NOM 151?

Aplica a empresas que digitalizan documentos o conservan mensajes de datos en actos de comercio relacionados con sus operaciones, como contabilidad o libros de actas.

Sectores como el financiero y bancario también deben cumplirla por las altas exigencias de seguridad y trazabilidad en su documentación.

¿Cuándo un mensaje de datos es confiable?

Según el Código de Comercio, un mensaje de datos es íntegro cuando su contenido se mantiene completo e inalterado, sin importar cambios en el medio que lo almacene por comunicación, archivo o presentación.

El grado de confiabilidad depende de:

• El propósito para el que se generó la información.
• Las circunstancias específicas de su creación, almacenamiento y uso.

La NOM 151 y la digitalización de documentos

La NOM 151 establece los requisitos para convertir documentos físicos en formato digital, asegurando que la copia sea fiel y conserve su valor legal.

La digitalización debe realizarla un Prestador de Servicios de Certificación (PSC), quien verifica que el contenido digital coincida exactamente con el original y mantiene su integridad.

El resultado es un mensaje de datos que representa visualmente el documento físico e incluye sellos digitales emitidos por el PSC, estos sellos certifican que la copia es auténtica y que no ha sido modificada durante el proceso.

¿Cuáles son los beneficios de la NOM 151?

Cumplir con la NOM 151 no solo garantiza el resguardo adecuado de mensajes de datos y documentos digitalizados, también aporta ventajas estratégicas para personas físicas y morales. Entre los principales beneficios destacan:

Protección y seguridad tecnológica

La NOM 151 brinda certeza jurídica a los actos de comercio celebrados por medios electrónicos, al conservar los documentos digitales sin alteraciones desde la emisión de la constancia, las empresas pueden acreditar su autenticidad ante terceros o autoridades. 

Esto permite que dichos documentos sean reconocidos como prueba válida en procedimientos judiciales y administrativos.

Ahorro en costos y espacio

Al digitalizar procesos, se reducen gastos en papel, impresiones, envío de documentos y materiales de oficina. Además, se elimina la necesidad de almacenamiento físico, lo que libera espacio que puede aprovecharse en actividades más productivas para la empresa.

Fecha cierta en contratos privados

La aplicación de la NOM 151 asegura que los contratos y acuerdos privados cuenten con una fecha cierta, es decir, una fecha válida y reconocida legalmente lo que otorga mayor confianza y validez en las relaciones comerciales.

Almacenamiento electrónico certificado

Los mensajes de datos y documentos digitalizados se resguardan en un entorno electrónico con certificación y alta durabilidad. Esto incrementa las garantías de validez en cualquier proceso legal y fortalece la seguridad documental de la empresa.

Firma electrónica y la NOM 151

La NOM 151 como aliado estratégico para las empresas

La NOM 151 representa una pieza clave en la transformación digital de las organizaciones en México, al garantizar que los documentos y mensajes electrónicos tengan plena validez jurídica. 

Soluciones como RMail, de CertSuperior, que cumplen con este estándar, permiten a las empresas dar un paso más en seguridad y eficiencia: desde certificar la entrega de correos electrónicos y proteger la información con cifrado avanzado, hasta enviar y firmar documentos de manera electrónica sin necesidad de trámites físicos.

Adoptar la NOM 151 no solo asegura el cumplimiento legal, sino que también brinda a las compañías herramientas prácticas para fortalecer la confidencialidad de sus datos, optimizar procesos y generar confianza en cada interacción digital. 

En un entorno donde la tecnología y la regulación avanzan de la mano, esta norma se convierte en un aliado estratégico para cualquier empresa que busque crecer con seguridad y certeza jurídica.